Документы формируются из заказа или клиента, с чистого листа они не создаются. Раздел «Документы» содержит реестр выпущенных документов и строку выпуска новых, а рядом — вкладки «Банк» (входящие платежи из выписки) и «Бухгалтерия» (передача документов в учётную программу).
Доступные документы
| Документ | Источник | Файлы |
|---|---|---|
| Счёт | заказ | PDF, XLSX |
| Акт (у ОСНО — УПД) | заказ | PDF, XLSX, УПД в XML ФНС |
| Спецификация | заказ | DOCX |
| Договор | клиент | DOCX |
| Согласие на обработку ПД | клиент | DOCX; только для клиента-физлица |
Выпуск — строкой над реестром: клиент → заказ → тип документа → дата → «Сформировать». Для договора и согласия заказ не требуется. Счёт, акт и спецификацию также можно получить кнопками в карточке заказа, договор — в карточке клиента.
Счёт и акт у заказа по одному: повторное нажатие открывает уже выпущенный документ, а не создаёт новый. Тексты договора, спецификации и согласия задаются в свёрнутом блоке «Шаблоны бланков»; реквизиты сторон подставляются автоматически.
УПД вместо акта на ОСНО
Если компания, от которой оформлен заказ, работает на ОСНО, акт печатается как УПД со статусом 1 (счёт-фактура и акт в одном документе) и так же подписан в реестре и в карточке заказа. На остальных режимах печатается обычный акт. Форма выбирается при каждой печати по текущему режиму компании заказа, поэтому после перехода на ОСНО и уже выпущенные акты скачиваются как УПД — с теми же суммами и строками. XLSX-версия остаётся актом.
В меню загрузки акта есть пункт «УПД (XML ФНС)» — формализованный файл по формату ФНС 5.03 для загрузки в любую систему ЭДО. На ОСНО он собирается как счёт-фактура с актом, на остальных режимах — как передаточный документ. Файл проверяется по схеме ФНС до выдачи: при нехватке данных вместо файла приходит сообщение о том, что заполнить.
Документ как снимок данных
Выпущенный документ по заказу правится карандашом в строке реестра: дата, строки (наименование, количество, единица, цена), добавление и удаление строк. Кнопка «Обновить из заказа» пересобирает документ по текущему заказу — ручные правки при этом пропадают. «Удалить» убирает документ насовсем.
Формирование строк
Наименование и единица измерения считываются с позиции каталога, выбранной в этапе — с нижнего уровня дерева, а не с корня. «Печать FDM» и «Печать SLA» попадают в счёт отдельными строками и не объединяются в одну позицию «Печать».
НДС
Ставка определяется режимом компании на момент выпуска и отображается «в том числе»: сумма к оплате не увеличивается, налог выделяется внутри неё.
Отправка из реестра
Иконка отправки в строке открывает одно меню:
- «В «Моё дело»» (или «В «1С»», «В «Контур.Эльба»» — по включённой бухгалтерии) — передаёт счёт, акт или договор в учётную программу. Подробно — в «Выгрузке в бухгалтерию»;
- «ЭДО Saby (СБИС)» — кладёт счёт или акт в «Исходящие» Saby, где он подписывается и уходит клиенту. Подробно — в «ЭДО через Saby».
Пункт бухгалтерии виден сотрудникам с правом на бухгалтерию, пункт Saby — после подключения Saby. Переданные документы помечаются метками «в бухгалтерии» и «в Saby».
Нумерация
Для каждого типа документа ведётся своя нумерация; спецификации нумеруются в пределах клиента. Ошибочно выпущенный документ лучше исправить в редакторе, чем удалять и выпускать заново: номер, уже отправленный клиенту или в бухгалтерию, при перевыпуске может не совпасть.